隨著實驗室規(guī)模的擴大和實驗項目的增多，實驗室試劑耗材管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質記錄向信息化管理轉變。許多實驗室開始采用盛元廣通實驗室管理系統(tǒng)（LIMS），實現試劑耗材的采購、入庫、出庫、使用、盤點等全過程的信息化管理。這種轉變大大提高了管理效率，減少了人為錯誤，并實現了數據的實時更新和共享。盡管實驗室試劑耗材管理在逐步向信息化、智能化方向發(fā)展，但仍存在一些問題：采購管理不規(guī)范、庫存管理不精細、使用管理不嚴格、存儲與保管問題、信息化管理水平不一，管理模式的轉變將通過多個維度和策略來進行。
采購審批流程
一、需求申請
部門或個人需要采購低值耗材時，應首先填寫采購申請表。采購申請表應詳細列明采購原因、所需耗材的品種、數量、預算以及預期的使用時間和地點等信息。根據實驗課題任務、試劑耗材的消耗量和庫存量，制定月度、年度、季度或臨時申購計劃。通過精確的需求分析，避免庫存堆積和不必要的浪費。
二、內部審批
初審：采購申請表提交后，首先由部門主管進行初審。部門主管需要確認采購的必要性、合理性和預算的合規(guī)性。初審通過后，部門主管在采購申請表上簽字確認。
復審：初審通過后，采購申請表進入復審階段。復審通常由行政人事部或財務部門負責，他們會對采購申請進行進一步的審核，確保采購計劃符合公司的整體利益、財務政策和采購政策。復審通過后，相關負責人簽字確認。
終審（如有必要）：對于較大金額或特殊性質的采購申請，可能需要提交給更高層級的領導進行終審。終審領導會綜合考慮各種因素，最終決定是否批準采購申請。
三、采購執(zhí)行
選擇供應商：采購申請獲得批準后，采購部門或采購負責人將根據采購需求選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應充分考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。
簽訂合同：與供應商就采購事項達成一致后，雙方應簽訂采購合同。合同應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、付款方式等關鍵條款。
執(zhí)行采購：合同簽訂后，采購部門或采購負責人按照合同約定的條款執(zhí)行采購。在采購過程中，應密切關注供應商的履約情況，確保采購物品按時、按質、按量交付。
四、驗收與入庫
驗收：采購物品到貨后，應由相關部門或人員進行驗收。驗收時應檢查采購物品的數量、規(guī)格、質量等是否符合合同要求。對于不合格的采購物品，應及時與供應商溝通并處理。
入庫：驗收合格的采購物品應辦理入庫手續(xù)。對入庫的試劑耗材進行詳細記錄，包括生產日期、有效期、批號、數量等信息。這有助于實時監(jiān)控庫存狀態(tài)，避免過期浪費。對于具有有效期的試劑耗材，按照“先進先出”的原則進行發(fā)放，確保先使用近效期的物品，減少過期損失。定期對庫存進行盤點，分析消耗數據，及時發(fā)現并處理庫存異常問題。
五、低值提醒
在系統(tǒng)中設置低值自動提醒功能，當庫存使用到一定數量時，及時通知庫房管理員進行采購，避免影響實驗進度。實現試劑耗材在每個環(huán)節(jié)流通過程中的科學精準把控，避免資源浪費，節(jié)約成本。實現采購需求分析、采購計劃管理、庫存控制、供需信息共享等功能，提高管理效率，降低成本。
閉環(huán)管理策略（高值耗材、低值耗材管理）：
高值耗材：應實行嚴格的庫存管理，確保賬實相符。對于易變質、易失效的高值耗材，應定期檢查其存儲狀態(tài)，及時發(fā)現并處理問題。
低值耗材：雖然使用量大，但同樣需要建立規(guī)范的庫存管理制度?？梢圆捎孟冗M的庫存管理系統(tǒng)進行實時監(jiān)控和預警，避免缺貨或積壓現象的發(fā)生。
領用與歸還：
高值耗材：系統(tǒng)建立嚴格的領用審批制度，明確領用人員的責任和權限。領用時應詳細記錄領用時間、數量、用途等信息，并確保耗材的合理使用和歸還。
低值耗材：雖然領用頻率較高，但同樣需要建立規(guī)范的領用和歸還流程?？梢圆捎秒娮踊芾矸绞教岣咝屎蜏蚀_性。
使用與記錄：無論是高值耗材還是低值耗材，在使用過程中都應詳細記錄使用情況、實驗結果等信息。對于已經過期、損壞或無法再使用的耗材，應按照相關規(guī)定進行報廢和處置。特別是對于高值耗材的報廢和處置，應特別謹慎，避免造成資源浪費或環(huán)境污染。
定期審計與評估：
定期對實驗室耗材的管理情況進行審計和評估，檢查各項管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時整改。這有助于不斷優(yōu)化管理流程，提高管理效率和質量。
定期盤點與賬實相符：
每月對試劑耗材進行盤點，并記錄完整紙質版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實相符。及時發(fā)現并處理庫存中的過期、損壞或多余的試劑耗材，減少浪費。
RFID標簽與讀寫器
通過射頻識別（RFID）技術標記耗材，每個耗材都貼有含有唯一ID編碼的RFID電子標簽，記錄耗材的名稱、規(guī)格、批號、有效期等信息。在實驗室的關鍵位置安裝RFID讀寫器和天線，形成RFID無線網絡，實現對耗材的實時監(jiān)控和追溯。系統(tǒng)能夠實時監(jiān)測耗材的庫存情況，自動進行盤點，并對缺貨、遺失等狀態(tài)及時發(fā)出預警提示，將移動設備和云平臺整合到耗材管理系統(tǒng)中，實驗室人員可以通過移動設備進行庫存查詢、訂單處理和供應商溝通。
管理人員可以隨時隨地訪問庫存信息和管理系統(tǒng)，確保管理的實時性和準確性。
智能試劑柜的應用
智能試劑柜通過集成先進的物聯網、人工智能和自動化技術，實現了對耗材的智能化管理。憑借其高精度的識別設備和自動化存取系統(tǒng)，智能試劑柜能夠準確識別每一種耗材的身份信息，并自動完成耗材的存取操作，無需人工干預。智能試劑柜還具備多重安全防護措施和強大的數據分析和監(jiān)控功能，確保耗材的安全使用和有效管理。即使實現了無人值守的耗材管理，定期的系統(tǒng)審計和流程優(yōu)化仍然是必需的。
財務管理：采購完成后，采購部門或相關人員應憑借采購申請表、采購合同、*票、入庫單等憑證向財務部門申請報銷。財務部門在審核無誤后，按照公司規(guī)定進行報銷。實驗室定期對低值耗材的采購和管理情況進行審計，每月對試劑耗材進行盤點，并記錄完整紙質版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實相符。
